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AVOIR DES PROCESS: CE N´EST PAS QUE POUR LES GRANDES ENTREPRISES

Dans de nombreux cas, il est courant de penser que, en tant que petite entreprise, il n'est pas nécessaire de mettre en place des processus, car on pourrait croire que cela serait trop compliqué ou ajouterait de la bureaucratie à l'opération. On entend souvent des commentaires tels que "Je sais ce que j'ai à faire, et puis nous ne sommes que deux, donc cela n'a pas de sens". Dans cet article, je souhaite vous expliquer les avantages de mettre en place des processus, quelle que soit la taille de votre entreprise.

  1. Dissiper les fausses idées sur les processus : Avoir des processus clairs, c'est avoir des processus sur papier. Si je vous demandais de décrire une émotion, même si vous la comprenez parfaitement, la décrire avec des mots permet de clarifier, de comprendre d'où elle vient et de l'expliquer plus clairement à votre interlocuteur. C'est exactement la même chose avec un processus ! Jusqu'à ce qu'il soit mis sur papier, nous ne pouvons pas le comprendre pleinement, et il est plus facile de détecter toute incohérence ou quelque chose que nous n'avions pas anticipé. Cependant, nous ne parlons pas ici d'un manuel de 100 pages avec des flux complexes et des centaines de politiques, mais plutôt de quelque chose de simple et concis. Les manuels ISO n'ont peut-être pas de sens pour les petites entreprises, mais avoir des processus est toujours un plus, comme nous le verrons plus loin.

  2. Former, déléguer et superviser : La plupart des nouveaux employés des petites et moyennes entreprises (PME) se sentent perdus en entrant dans l'entreprise, car ils ne reçoivent pas une véritable formation, mais sont simplement placés devant un ordinateur et apprennent par l'expérience. Cela crée une courbe d'apprentissage lente et peut entraîner des erreurs coûteuses pour l'entreprise. Avoir des processus clairement identifiés (même simples) facilite le transfert des connaissances, la formation et les tâches des nouveaux employés. Vous et eux saurez ce qui est attendu pour chaque poste. Lorsque vous souhaitez déléguer une tâche que vous-même, en tant qu'entrepreneur, effectuiez, cela sera plus facile avec un processus clair, et les résultats seront probablement moins frustrants. Savoir étape par étape ce qui doit être fait et comment le faire réduit sensiblement la marge d'erreur et facilite la supervision.

  3. Assurer l'utilité et la fluidité : Comme nous l'avons vu dans plusieurs articles, un processus ne se résume pas à un simple organigramme. En fait, il est possible qu'un organigramme ne soit même pas nécessaire dans une microentreprise. Cependant, les outils font également partie intégrante d'un processus et peuvent être très utiles dans les petites entreprises. Par exemple, travailler sur un document permettant d'établir des devis sans que l'employé ait à les faire à la main et selon ses propres critères pourrait éviter les erreurs de devis coûteuses pour l'entreprise ou les conflits avec les clients. De la même manière, un formulaire avec des champs à remplir pour collecter des informations sur le client garantit que l'employé ne risque pas d'oublier une donnée importante. Ces petits outils tels que les discours de vente, les petits formulaires, les champs à remplir permettent d'avoir un meilleur contrôle sur le travail des autres, réduisent les erreurs et se traduisent par une plus grande fluidité et utilité.

  4. Amélioration : Avoir des processus écrits permet d'assurer leur amélioration lorsque cela est nécessaire. Il est très difficile d'améliorer quelque chose que nous n'avons pas bien compris ou que nous ne savons pas vraiment comment réaliser. Cependant, si nous identifions un goulot d'étranglement ou une erreur récurrente, l'analyser à partir de l'organigramme ou de l'outil peut nous donner la cause et la solution. Cela nous permet alors de nous améliorer, de tester à nouveau et d'éviter que le problème devienne récurrent et n'affecte la chaîne de valeur.

  5. Croître de manière organisée : Souvent, le désordre au sein des PME devient problématique lorsqu'elles commencent à se développer : recrutement de plus de personnel, manque de temps pour superviser, augmentation du nombre de clients et perte de contrôle sur certains points qui génèrent des problèmes à plus grande échelle. Si auparavant vous pouviez résoudre rapidement un problème, vous devez désormais en résoudre dix en même temps. Avoir des processus permet à l'entreprise de se développer de manière organisée. Par exemple, si vous embauchez plusieurs vendeurs, ils travailleront tous selon le même schéma. Tous utiliseront les mêmes outils, connaîtront les étapes à suivre.

Bien entendu, ces processus devront toujours être mis à jour et améliorés au fur et à mesure de leur utilisation et de la croissance de l'entreprise. L'objectif n'est pas de remplir les étagères d'organigrammes, mais d'identifier les processus clés de l'entreprise et de les définir progressivement pour garantir une opération fluide, une meilleure gestion de l'information, un suivi efficace et une meilleure rentabilité.



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