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¿ Como elegir un consultor en Procesos?

¡ Que difícil es elegir un asesor, sea en procesos o en otros servicios, cuando realmente no tenemos bien claro siquiera lo que podemos esperar de él!

Una vez que hemos detectado la necesidad de mejorar nuestra empresa y darle más formalidad, la cuestión es ¿ Como lo vamos a hacer? Ahí es donde se abren varias opciones, empezando por hacerlo solo, poco a poco, tomando clases, diplomados, leyendo libros etc. o bien irse por la opción de un consultor.

Las dos opciones son buenas y dependen principalmente de usted: ¿ Que tanto tiempo le puede dedicar? ¿ Que tanta prisa hay de desarrollar procesos? ¿ Que tanto impactará la empresa que se este despegando de la operación para tomar clases? ¿ Cuál es su método de aprendizaje favorito (guiado o libre)? ¿ Que tan difícil va a ser que el equipo acepte los cambios? Etc.…

En este articulo, vamos a considerar que decidió irse por la opción del consultor y identificaremos algunos criterios a valorar para elegir una opción sería.


Antes de todo, es importante recordar que el consultor no es un hada mágica que estará resolviendo todos sus problemas con una varita mágica. Seamos realistas en lo que le vamos a pedir, en su tiempo de entrega, en sus compromisos y alcances. Tenemos un cierto hábito en pedir a las personas hacer maravillas en tiempo records, pero un proyecto en procesos trata de entender la empresa, proponen mejoras, cambiar hábitos, vencer la resistencia al cambio, aprender a ser líder del cambio y empresario formal, implementar…. Si nuestro prospecto consultor comenta sobre cada uno de estos temas entonces está consciente de la realidad: tomará algunos meses para que el cambio sea duradero. No se vayan con la propuesta la más rápida, la más fácil o la menos dolorosa, váyanse con la propuesta la más completa y tomando en cuenta la realidad y la complejidad que insinúan.

El segundo criterio que podríamos considerar es el grado de involucramiento que el consultor le pide en este proyecto. Recordamos que un consultor conoce la metodología para procesos más no su industria y mucho menos su empresa. Por lo cuál es imprescindible que usted y su equipo se involucre en el desarrollo. El consultor no debe de hacer los procesos, sino orientarlos para que generen procesos con una metodología que garantiza la congruencia de los pasos. Si el consultor hace SUS procesos y se los entrega en un manual bien bonito, entonces es muy alto el riesgo de que no corresponda a lo que usted necesita, no tome en cuenta los obstáculos o ventajas competitivas de su empresa y sea imposible implementar. Es SU empresa y deben de ser procesos PERSONALIZADOS. Eso quiere decir que usted se debe de involucrar y comprometer para que los procesos desarrollados sean eficientes y corresponden a lo que necesita. Usted y sus colaboradores cercanos deben conocer cada proceso y el porque de cada uno, para ser capaz después del proyecto de analizarlos y mejorarlos.

Recuerden que lo valioso de un entregable no es su volumen sino su calidad y su practicidad a la hora de usarlo. Es preferible tener entregables en soportes fáciles de modificar y de usar para la capacitación, concisos y claros, más que libros enormes que nadie leerá ni actualizara. Un power point bien diseñado con pasos definidos y políticas claras es más fácil de usar para capacitar o revisar que un visio, que muchas veces su personal no podrá ni abrir en sus computadoras. Lo más sencillo y claro vale mucho más que lo complejo.

Otro criterio valioso a la hora de elegir a un consultor es asegurar que ha entendido bien los desafíos de su empresa. Como consultor tenemos una idea de las áreas de oportunidad que puede tener su empresa por el tipo de industria o de operación. Sin embargo, es imprescindible que el consultor haga un diagnostico de su empresa antes de lanzarse en la mejora. Tener ideas de lo que puede fallar en la empresa es muy distinto a saber específicamente lo que está pasando, tener evidencias e identificar causas. También necesita saber a donde quiere ir, cuales son sus planes de crecimiento, los valores que quiere conservar o desarrollar para que los procesos se puedan adaptar o puedan empujar estos planes. Para eso, el consultor necesita poder conocer las instalaciones, realizar encuestas y entrevistas, observar la manera de trabajar de ciertos puestos, analizar los números claves de su empresa y hacer estadísticos que van a corroborar ciertas sospechas y dar pistas de trabajo.

Lo más complejo de un proyecto en procesos es sin duda la implementación. Diseñar procesos no es complejo en sí sino llevarlos a cabo, probarlos y hacer ajustes en la operación real de la empresa. La complejidad está en pasar de una manera de trabajar a otra hasta que se vuelva un hábito, y muchas veces es donde toda la empresa hace marcha atrás y regresa, por miedo, resistencia o falta de motivación, a lo antiguo. Un buen consultor incluye en su propuesta la implementación y el acompañamiento. No quiere decir que él estará atrás de cada uno pero que sabrá elaborar una estrategia de implementación con usted y su equipo para encontrar acciones concretas y soluciones que permitirán la implementación.

Un criterio que definitivamente debe de valorarse es la asertividad y la objetividad del consultor. Me da ganas de decir que el consultor le debe de caer mal… es un poco exagerado pero la idea es que el consultor no debe de ser la persona que le acaricie el ego. No siempre es fácil escuchar a alguien hacer comentarios negativos cuando hemos dedicado horas trabajando e hemos hecho hasta lo imposible para mejorar. Sin embargo, parte del trabajo del consultor es abrirle los ojos sobre lo que no se ha hecho de la manera más eficiente, sobre su responsabilidad en la falla de un proceso y apuntar las mejorías necesarias. Nunca será agradable escucharlo, pero es sano tener a un consultor que es capaz de ser asertivo (obviamente con evidencias de lo que apunta). Es bueno que tengan discusiones, que puedan debatir sobre un tema o el otro y que no siempre le de por su lado. Un consultor demasiado diplomático y flexible talvez este más enfocado en caerle bien que en mejorar la empresa.

Los clientes que ha tenido el consultor pueden también ser un criterio a investigar¿ Es más enfocado a alguna industria por sus experiencias? ¿ Puede mandarle testimonios reales de clientes que han trabajado con él? ¿ Podría llamar a estos clientes? ¿ Que se dice en las redes?

Para poder hacer el trabajo de la mejor forma, el consultor tiene que tener acceso a mucha de la información confidencial que se maneja en su empresa. Por lo cuál, obviamente un consultor serio aceptará firmar un contrato de confidencialidad.


Estos son algunos de los puntos a revisar antes de contratar a un consultor. Cabe recalcar que un proyecto en procesos es una larga etapa con conlleva dudas, miedos, alegrías y éxitos y que estos se pueden vivir de manera sana solo si se siente cómodo con su consultor. Debe de ser alguien que le da confianza, que entiende el sentido de urgencia cuando lo hay y que motiva y regaña en los momentos oportunos.

¡Le deseamos mucho éxito en su proyecto en procesos!




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