Es común pensar que por ser una pequeña empresa no necesitamos procesos que creemos nos quedaran grandes o agregará burocracia a la operación. “ Yo sé lo que tengo que hacer y solo somos dos así que no tiene caso”, este es uno de los comentarios más recurrentes que podemos escuchar de empresarios de microempresas o PYMES.
En este articulo quiero explicarles los beneficios de generar procesos independientemente del tamaño de la empresa.
1- Romper falsas ideas sobre procesos
Tener sus procesos claros es tener procesos sobre papel. Si les pidiría describir una emoción, aunque la tenga muy clara, el definirla con palabras permite aclararla, entender de donde viene y explicarla de manera más clara a su interlocutor. ¡ Es exactamente lo mismo con un proceso! Hasta tenerlo en papel lo podemos entender por completo y nos es más fácil detectar si hay una incongruencia o si hay algo que no habíamos anticipado.
Sin embargo, no nos estamos refiriendo a un manual de 100 hojas de flujos complejos y centenas de políticas, sino a algo sencillo y conciso. Efectivamente manuales ISO no tienen caso en pequeñas empresas, pero el tener proceso siempre será un plus por las razones que estaremos viendo más adelante.
2. Capacitar, delegar y supervisar
La mayoría de los nuevos empleados de las PYMES se sienten perdido al entrar en una PYMES porque no reciben una capacitación como tal sino que se les pone frente a la computadora y van aprendiendo por la experiencia. Eso genera una curva de aprendizaje lenta y algunos errores que le pueden costar caro a la empresa. EL tener procesos claramente identificados (aunque sencillos) facilita la transferencia de Know- how, la capacitación y las tareas del nuevo ingresado. Tanto el como ustedes sabrán lo que se se espera del puesto. Al querer delegar una tarea que usted mismo, como empresario, estaba haciendo, será más fácil delegar con un proceso claro y seguramente mucho menos frustrante el resultado. AL saber paso por paso lo que se tiene que hacer y como se tiene que hacer, se disminuye sensiblemente el margen de error y facilita la supervisión.
2- Asegurar la utilidad y fluidez
Lo hemos visto en varios artículos, el proceso no se resume a un flujograma. De hecho, es probable que en una microempresa, este flujograma no sea ni necesario. Sin embargo, las herramientas son también parte del nucleo de un proceso y pueden ser altamente útil en pequeñas empresas. Por ejemplo, trabajar un documento que permita cotizar sin que el empelado lo haga a mano y bajo sus criterios podría permitir ya no tener errores en cotización que le cuestan a la empresa o que generan conflicto con el cliente. De igual forma, un formato con campos para recopilar información del cliente asegura que el empleado no vaya a olvidarse de un dato importante/vital. Estas pequeñas herramientas como los speech de venta, los formatitos, los campos a rellenar permiten tener mayor control sobre el trabajo de los demás, menos errores y se refleja en fluidez y utilidad.
3- Mejora
Tener procesos escritos permite asegurar la mejora de ellos cuando sea necesario. Es muy difícil mejorar algo que no tenemos muy claro o no sabemos como realmente se lleva a cabo. Sin embargo, si detectamos un cuello de botella o un error recurrente, el analizarlo desde el flujograma o la herramienta nos puede dar la causa y la solución. Nos permite entonces mejorar y volver a probar para evitar que se vuelve un problema recurrente que afecta la cadena de valor.
4- Crecer organizadamente
Muchas veces el desorden en las PYMES empieza a ser notable y problemático al momento de crecer: reclutamos más gente, no tenemos tanto tiempo para supervisar, tenemos más clientes y se nos van de la mano ciertos puntos que generan problemas a mayor volumen. SI antes podíamos arreglar un contratiempo rapidamente, ahora tenemos que arreglar 10 contratiempos al mismo tiempo. En fin, el tener procesos permite que la empresa pueda crecer organizadamente. Por ejemplo, si contratamos varios vendedores, todos trabajaran bajo el mismo esquema., todos usaran las mismas herramientas, todos conocerán los pasos a seguir.
Obviamente estos procesos siempre se tendrán que actualizaran y se irán mejorando conforme los usemos y crezcamos. El chiste no es llenar las repisas de flujogramas sino identificar los procesos claves de la empresa y irlos definiendo poco a poco para asegurar que faciliten la fluidez de la operación, la información, el seguimiento y la rentabilidad.
Komen